- Организация работы с документами в приемной начальника Управления: получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную начальника Управления документов, подготовка и учет документов для рассмотрения начальником Управления; - передача входящих документов исполнителям, в соответствии с резолюцией начальника Управления, организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений начальника; - ведение базы данных документов Управления и информационно-справочной работы; - обработка и организация отправки исходящих документов; - ведение делопроизводства, проверка правильности оформления документов и отметок об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; - оказание помощи начальнику Управления в планировании рабочего времени; - подготовка документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления, осуществление контроля за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых начальнику Управления на подпись; - Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета начальника Управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими товарами, обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой; - Организация проведения телефонных переговоров начальника Управления, фиксация в его отсутствие полученной информации и своевременное доведение до сведения начальника Управления ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам; составление писем, запросов, других документов по поручению начальника Управления; - Подготовка заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрацию участников), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; - Организация приема посетителей, ведение учета их заявлений, обращений и контроль их выполнения исполнителями; - Ведение табеля учета рабочего времени работников Управления; - Регистрация локальных актов Управления, их учет, хранение, передача копий в соответствующие структурные подразделения; - Участие в разработке номенклатуры дел Управления, в работе экспертной комиссии; - Организация хранения документов в приемной начальника Управления, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив, и в установленные сроки сдача дел в архив); - Оформление и выдача, в соответствии с поступающими запросами копий документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива Управления; - Составление и оформление управленческой документации (составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов, |